قالب التهيئة
يُعدّ انضمام موظف جديد إلى فريقك فرصة رائعة لضخّ أفكار جديدة وخبرات مُتنوعة. كما أن عملية التهيئة ستنقل للموظف صورة كلية عن ثقافة المنظّمة وطريقة التعامل داخلها.
الهدف العام من عملية التهيئة
تقديم تجارب تهيئة تمنح الموظف الجديد ترحيبًا حارًا، وتسريع وصوله إلى الإنتاجية الكاملة، وزيادة فرص نجاحه - دون خلق عبء غير مستدام على الموارد البشرية أو المديرين المباشرين.
يحتك الموظف الجديد خلال عملية التهيئة بثلاثة عوامل:
- الزملاء
- المعرفة
- الأدوات والبرامج التي سيعملون من خلالها.
تذكر: تجارب التهيئة التي تحقق هدفها تربط الموظف الجديد بسرعة وكفاءة بتلك العوامل: الأشخاص والمعرفة والبرامج التي سيحتاجون إليها للقيام بوظائفهم يوميًا.
يُقدم هذا الدليل خطوات واضحة للقادة في المنظّمات لتهيئة وتدريب الموظف الجديد لضمان تكيفه السريع مع بيئة العمل الجديدة وتحقيق النجاح في وظيفته.
قبل بدء العمل (في حالة العمل من المكتب):
إرسال بريد إلكتروني ترحيبي للموظف الجديد.
تجهيز مكان العمل وتوفير الأدوات اللازمة.
إبلاغ الموظف الجديد بالمُرافق الذي سيكون معه من فريق العمل لمساعدته على الاندماج.
مُشاركة أجندة الأسبوع الأول مع الموظف الجديد.
قبل بدء العمل (في حالة العمل عن بُعد):
إرسال بريد إلكتروني ترحيبي للموظف الجديد.
توفير الأدوات والبرامج اللازمة للعمل عن بُعد.
إبلاغ الموظف الجديد بالمُرافق الذي سيكون معه من فريق العمل لمساعدته على الاندماج.
مُشاركة أجندة الأسبوع الأول مع الموظف الجديد.
في أول يوم عمل:
الترحيب بالموظف الجديد وتقديم أعضاء الفريق.
جولة قصيرة للتعرف على الأقسام المختلفة والمنتج أو الخدمة.
شرح مهام الوظيفة وتوقعات الأداء.
تقديم دليل الموظفين والتعريف بسياسات المنظّمة.
تقديم الموظف الجديد للعملاء أو الشركاء حسب الحاجة.
خلال الأسبوع الأول:
عقد اجتماع مع الموظف الجديد لمناقشة أي مخاوف.
مُتابعة الموظف الجديد وتقديم الدعم اللازم.
تقديم فرص للتواصل مع أعضاء الفريق.
وضع أهداف قابلة للقياس للموظف الجديد.
خلال الشهر الأول:
مُراجعة أداء الموظف الجديد وتقديم ملاحظات.
تقديم فرص للمشاركة في مشاريع الفريق.
تقييم رضا الموظف عن وظيفته.
ما بعد الشهر الأول وحتى نهاية أول 90 يوم (3 شهور)
مرّ الشهر الأول على انضمام الموظف الجديد إلى فريقك، وحان الوقت الآن لمتابعة عملية تهيئته ودعم اندماجه بشكل أفضل.
إليك بعض الخطوات التي يجب عليك اتباعها خلال الفترة من الشهر الأول إلى الشهر الثالث:
1. تقييم الأداء:
اجتمع مع الموظف الجديد لمناقشة أدائه خلال الشهر الأول.
قدم له ملاحظات إيجابية وبناءة.
حدد نقاط قوته ونقاط ضعفه.
ضع خطة لتطوير مهاراته.
2. تعزيز التواصل:
استمر في التواصل مع الموظف الجديد بشكل منتظم.
تأكد من أنه يشعر بالراحة في طرح الأسئلة.
قدم له الدعم والتشجيع.
ساعده على بناء علاقات مع زملائه.
3. توسيع المعرفة:
قدم للموظف الجديد المزيد من المعلومات حول الشركة وثقافتها.
ساعده على فهم كيفية عمل مختلف الأقسام.
عرفه على العملاء والشركاء.
قدم له فرصًا لحضور دورات تدريبية أو ورش عمل حضورية أو عن بُعد.
4. إتاحة الفرص:
كلف الموظف الجديد بمهام جديدة ومتنوعة.
شجعه على المشاركة في مشاريع جديدة.
امنحه فرصة لتقديم أفكاره واقتراحاته.
5. المتابعة والتقييم:
استمر في متابعة أداء الموظف الجديد بشكل منتظم.
قدم له ملاحظات إيجابية وبناءة.
حدد نقاط قوته ونقاط ضعفه.
ضع خطة مُفصلّة لتطوير مهاراته.
تهيئة الموظف الجديد هي عملية مستمرة. من المهم أن تُظهر له دعمك وتشجيعك. وتساعده على الشعور بالراحة والاندماج في الفريق.
مُلاحظات:
يُمكن تعديل هذا القالب حسب احتياجات الشركة ونوع الوظيفة. لابد أن يتم الحفاظ على مستوى تواصل مستمر مع الموظف الجديد لتقديم الدعم والتحفيز.
باستخدام هذا الدليل، ستتمكن من تهيئة وتدريب الموظف الجديد بشكلٍ فعّال لضمان تكيفه السريع مع بيئة العمل الجديدة وتحقيق النجاح في وظيفته.
