أربعة أنواع للاجتماعات يجب على كل قائد الإلمام بها

4 أنواع للاجتماعات يجب على كل قائد الإلمام بها

لعل الاجتماعات على مستوى العالم لها سمعة سيئة في إضاعة وقت الموظفين، لكن في الحقيقة تأتي المشكلة عند عقد اجتماعات بلا هدف واضح، عندها تصبح مضيعة للوقت. ولعل أهم ما لا يدركه البعض أن الاجتماعات تنقسم لأربعة أنواع، فهم هذه الأنواع مهم لتحديد النوع الملائم لكل هدف أو مجموعة أهداف بما يحفظ الوقت والمجهود

1- اجتماعات بناء الفرق

2- اجتماعات العصف الذهني

3- اجتماعات مناقشة القرارات

4- الاجتماعات الفردية

1- اجتماعات بناء الفرق

نوع من الاجتماعات هدفه بناء روابط وتعميق العلاقات بين أفراد الفريق.

نمط هذه الاجتماعات: متزامنة على أرض الواقع، وفي بعض الأحيان قد تكون متزامنة عن بُعد لكن الغالبية من اجتماعات بناء الفرق على أرض الواقع أنجح من تلك التي تتم عن بُعد.

أهم القواعد المتبعة: تصميم أنشطة تساعد الحضور على التعبير عن أنفسهم بشكل أكثر انفتاحًا.

أنشطة مساعدة للتحضير: التواصل مع بعض الحضور ( الموظفين القدامي) وتشجيعهم على المشاركة بفاعلية لتشجيع الأفراد الجُدد.

2- اجتماعات العصف الذهني

نوع من الاجتماعات هدفه توليد أفكار لمشروع أو مهمة.

نمط هذه الاجتماعات: يمكن أن يكون متزامن أو لامتزامن، في بعض الأحيان قد يتم تنفيذ جزء من عملية توليد الأفكار بشكل متزامن ويُترك ملف لبقيّة الأعضاء لإضافة أي أفكار جديدة.

أهم القواعد المتبعة: لا توجد فكرة سيئة، كل الأفكار مقبولة ولا يتم نقدها الآن.

أنشطة أو أدوات مساعدة للتحضير:

1- تزويد الحضور بمواد للقراءة متعلقة بموضوع الاجتماع.

2- تعريف الحضور ببعض تقنيات توليد الأفكار مثل (SCAMPER)

3- اجتماعات مناقشة القرارات

نوع من الاجتماعات هدفه مناقشة أو التوصل إلى قرارات نهائية تخص المنظمة.

نمط هذه الاجتماعات: لابد أن يكون متزامن لأنها تتطلب جهد جماعي وسماع رأي الطرف الآخر وأسبابه للموافقة على قرار معيّن أو رفضه.

أهم القواعد المتبعة:

1- تحديد آلية صنع واتخاذ قرار واضحة ليكون كل الأعضاء على وعي بكيفية اتخاذ أي قرار وتنفيذه.

2- التأكد من وجود كافة الأطراف المعنية بالقرار، ولا يفضل اتخاذ أي قرار في حالة عدم وجود أي طرف.

4- الاجتماعات الفردية

نوع من الاجتماعات هدفه خلق محادثة مفتوحة بين الموظف ومديره لاستعراض أي جديد، أو الحديث عن أي مشاكل. تحدثنا في عدد سابق عن الاجتماعات الفردية

نمط هذه الاجتماعات: متزامنة

أهم القواعد المتبعة: الانفتاح التام؛ فهذه الاجتماعات هي فرصة الموظف للحديث عن ملاحظاته، توقعاته، وكل ما يؤرقه.

Indeed - HBR - Microsoft Work Lab

سؤال الأسبوع

فقرة جديدة تتناول سؤال يخص العمل والحياة المهنية وأفضل أساليب التعلم وجوابه بالاستعانة برأي الخبراء وأحدث الدراسات

س: كيف أضع حدود وظيفية وأقول "لا" لأي مشروع أو مهمة جديدة غير مناسبة لي أو خارج حدود قدراتي؟

ج: عدد غير قليل من الموظفين مرّ بهذه التجربة حيث طلب منها مديره أو قائد فريقه طلب خارج نطاق قدرته ولم يتمكّن من إظهار عدم ارتياحه للبدء في هذا المشروع، وجود القدرة على رفض أو قول "لا" للمشاريع التي تتخطى حدود قدرتك ووقتك هو إجراء مهم يحفظ وقتك وجهدك كموظف ويقيك من الضغط المتعلق بالعمل.

في البداية يجب أن نوضّح أن الهدف هو عدم قول لا بلا شروط، أو بمعنى آخر أن تقول نعم ولكن بشروط ومن المهم أن تجمع بين حسن الأسلوب والصراحة الشديدة فيما يخص أعباء وضغط العمل. ويمكنك قول لا بذكاء عن طريق بعض هذه الطرق:

• تكليف أو تفويض مهمة من مهامك لفرد آخر في الفريق، مما يعطي فائض وقت للعمل على المهمة الجديدة.
• تغيير الجدول الزمني للمهمة أو المشروع.
• تمديد موعد التسليم النهائي.
• الاستعانة بشخص آخر للمساعدة في تخطيط وتنفيذ المهمة.
  

LinkedIn- Indeed - HBR

نرشح لكـ

👀 يرفض رجل الأعمال Kevin O'Leary توظيف مدمني العمل اعرف السبب من هنا

📅فعاليات قادمة: منتدى Bloomberg New Economy Forum في الفترة من 14 - 17 نوفمبر 2022 يتناول العديد من المواضيع الهامة منها ويتطرق للعمل ودوره في الاقتصاد الجديد سجل حضور من هنا

رشح لنا

مررت بتجربة تعليمية أو كتاب أو مقال جدير بالذكر والمشاركة وسيفيد مجتمع المهتمين بالتعليم؟ شاركه معنا من خلال الاستمارة

اشترك في نشرة تعليم المنظمات

منصة إلهام للتعليم التفاعلي