كيف تصمم جدول أعمال (أجندة) لاجتماع مُثمر؟

الجديد في عالم تعليم المنظمات

كيف تصمم جدول أعمال (أجندة) اجتماع مثمرة؟

قد تكون تعرضت أنت أو أحد زملائك في العمل لحضور اجتماع غير مُعد له جيدًا؛ مما يؤدي للخروج عن مساره وهدفه. في هذه اللحظة يصبح الاجتماع بلا قيمة وإنهائه في هذه الحالة أفضل من المضي قدمًا فيه للحفاظ على الوقت الذي هو بالتبعية أهم مورد. لتجنب هذه المشكلة، صمم أجندة اجتماع تساعدك على الخروج بأفضل مخرجات من الاجتماع.

تصميم تلك الأجندة ليس بالأمر الصعب لكنه يحتاج بعض الانتباه للتفاصيل، إليك بعض الخطوات المساعدة:

1- احصل على مدخلات من أفراد الفريق

الاجتماعات في الأساس هي عملية تواصل، وعملية التواصل هي عملية تبادلية أساسها محاولة فهم الآخر (أفكاره - مخاوفه - تطلعاته)، لذا لابد أن يكون لأعضاء فريقك دور في تلك العملية، كيف يمكن تحقيق ذلك؟ عن طريق معالجة احتياجاتهم وأن يكون الاجتماع نافذة هدفها حل أو مجابهة الصعوبات التي تواجههم واتخاذ خطوات تجاهها. يمكنك قبل إنهاء الأجندة عرضها عليهم لإضافة أي عنصر أو بند هام يجب مناقشته.

مثال عملي:

ما رأيك في هذه الأجندة؟ هل تم تغطية كل المواضيع الهامة؟

2- اختر مواضيع تؤثر على الفريق بأكمله

مرة أخرى يجب التأكيد على أن وقت أفراد المنظّمة ثمين ومن الصعب إهدار الوقت في اجتماع يناقش قضايا فرعية ومن ثم طلب الاجتماع مرة أخرى، لتجنب ذلك ركز على المواضيع والقضايا التي تؤثر على الفريق أو الفرق بالكامل، أو تتقاطع في أداء العديد من الفرق.

تذكر: لا يمكن معالجة كل القضايا أو المواضيع في اجتماع واحد، ركز على المواضيع ذات الأولويات القصوى في البداية ومن ثمّ فكر في باقي المواضيع وافرد لها اجتماعات مخصصة.

3- أوكل فرد أو موظف بعينه لمناقشة بنود مُحددة

بخلاف مُيسر الجلسة أو الاجتماع، قد يقوم شخص آخر بتولي بند معين وشرح سياقه أو إعطاء بيانات واضحة عنه لباقي الأفراد. لماذا هذا مهم؟

• هذا الشخص غالبًا لديه كل البيانات المتعلقة بالموضوع والتي ستؤكد على أحقية هذا البند بالمناقشة أو أحقية المشكلة بالحل.
• اجتماع مُنظم بشكل أكبر. يترك المساحة للمتخصص ليدلي بدلوه.
  

في إلهام، عند إجراء الاجتماعات الدورية، بعض البنود أو العناصر على الأجندة يقودها فرد آخر مختلف عن مُيسر الاجتماع فمثلُا عند الحديث عن المنتج يتولي القيادة شخص من فريق المنتج ليزوّد باقي الأفراد بإحصائيات أو أسباب سياقية تخص حالة واضحة.

4- اكتب بنود الجدول على هيئة أسئلة

نصيحة خبراء من جامعة هارفارد لك أن تتجنب قدر الإمكان العبارات المفتوحة الرنّانة واستبدالها بأسئلة خاصةً في الاجتماعات ذات الأعداد الكبيرة؛ السؤال يفتح باب للتساؤل والتفكير لدى الأفراد، ويساعد في التنقل لأسئلة أخرى تندرج ضمن نفس الإطار .

ملحوظة: قد لا يمكن تطبيق هذه النصيحة في بعض الاجتماعات، ركز على السياق.

5- اترك وقت صغير في نهاية الاجتماع للتفكير فيما تم مناقشته

استثمار 10 دقائق في نهاية الاجتماع للتركيز على ما تم إنجازه وما الخطوات المتوقعة، طريقة ممتازة للتفكير والإعداد للقادم.

اسأل أفراد الاجتماع سؤالين:

• ما الذي حققناه اليوم؟
• ما الذي نريد تحقيقه الفترة القادمة/الاجتماع القادم؟
  
  

لابد أن يكون لكل اجتماع هدف واضح، سؤال يجب الإجابة عنه، إذا لم يتوفر ذلك فلا داعي لعقد الاجتماع. أجندة الاجتماع هي جزء هام لنجاح الاجتماعات في عالم الأعمال، ولخروج الأفراد وهم راضون عن الوقت الذي قضوه.

Harvard business review - Microsoft - the verge

أهم المستجدات

الميتافرس يدخل حيز التنفيذ في التعليم في العالم العربي

يبدو أننا سنشهد تطبيق الميتافرس في العالم العربي قريبًا في مجال التعليم، وقّعت جامعة قطر شراكة مع Metavisionaries وهدف الشراكة إلى هو السماح للطلاب بالوصول إلى مناهج الفضاء بالإضافة إلى أحدث التقنيات، بما في ذلك ويب 3 وهو النسخة الأكثر استقلالية وانفتاحًا من الإنترنت والتي تعتمد على لامركزية البيانات من خلال تخزين بيانات المستخدم عن طريق تقنية Blockchain،

لماذا الميتافرس؟

يقول وسيم أحمد الرئيس التنفيذي لـ Metavisionaries : الميتافرس هو مستقبل التعليم، وأبسط الإيجابيات التي يقدمها للتعليم أنه يوفر إمكانية الوصول للأشخاص ذوي الإعاقة، والتعلم في العالم الحقيقي، وتتبع البيانات لمعرفة نسب مشاركة الطلاب. ربما يكون أرخص أيضًا. بدلاً من شراء كتب باهظة الثمن سنويًا، لا ينتفع بها الطلاب.

Unlock - fast company

نرشح لكـ

📋 خريج جديد أو تعرف خريج ببحث عن فرصة للتطوير؟ برنامج صندوق الاستثمارات العامة بداية جيدة، يقوم الصندوق بإطلاق هذا البرنامج سنويًا بالتعاون مع نخبة من الجامعات والمؤسسات التدريبية العالمية، لتزويد الخريجين بالمهارات لبدء مسيرتهم المهنية.

📖 التواصل داخل العمل عنصر أساسي وجوهري وقد يكون سبب في إنجاح المشاريع أو إفشالها، كتاب اليوم مُرشح بجدارة من فريق التواصل الداخلي في Microsoft

Mastering communication at work: How to lead, manage, and influence

👁 مقطع فيديو طريف عن كيفية تجنب اجتماعات العمل عديمة القيمة

رشح لنا

مررت بتجربة تعليمية أو كتاب أو مقال جدير بالذكر والمشاركة وسيفيد مجتمع المهتمين بالتعليم والتطوير؟ شاركه معنا من خلال الاستمارة

اشترك في نشرة تعليم المنظمات

منصة إلهام للتعليم التفاعلي