تهيئة الموظفين في بيئة العمل عن بعد.. إليك أهم الوصايا!

من أهم الدروس التي علمتنا إياها أزمة كورونا أن الكثير من أنماط المهام والوظائف يمكن إنجازها وتأديتها عن بعد؛ وجود الموظفين في قاعة عمل تقليدية مُجتمعين في ساعات عمل محددة لم يعد أمراً ضرورياً وإلزامياً لسير العمل، فوفقاً لدراسة تم نشرها؛ يرى 83% من أصحاب العمل أن التحول في نمط العمل الذي حدث جراء أزمة كورونا كان تحولاً ناجحًا وحدث دون مشاكل ضخمة تُذكر، لكن قد يُلقي هذا التحول الشامل والمفاجئ الذي حدث عقب الجائحة مزيدًا من الأعباء على أقسام الموارد البشرية والتعليم والتطوير داخل المؤسسات والشركات المختلفة، إليك أهم الوصايا التي يمكن أن نوصي بها مسئولي التهيئة والتدريب لإنشاء عمليات تدريبية أكثر كفاءةً وإثراءاً.

لكن دعنا أولاً نوضح مفهوم التهيئة بشكل أوضح وأكثر استفاضة، ودعنا نشير إلى  الفرق بين عملية التهيئة onboarding وبين اليوم التوجيهي أو الإرشادي Orientation day

الفرق بين اليوم التوجيهي وبين عملية التهيئة

يعتبر الهدف الأساسي لليوم الإرشادي أو التوجيهي ( Orientation Day )هو الترحيب بموظف أو بمجموعة من الموظفين الجدد وخلق مساحة لهم للتعبير عن أي أفكار أو أسئلة أو استفسارات متعلقة بالشركة أو بطبيعة العمل، واعطائهم الفرصة للتعرف على الشركة عن كثب، وقد يتضمن اليوم التوجيهي مراجعة بعض قواعد العمل أو لائحة الشركة وربما أيضًا بعض الإجراءات الأساسية مثل إنشاء بريد الكتروني جديد أو الإضافة على أدوات العمل المختلفة من وسائل تواصل وإدارة المهام وغيرها، ويكون اليوم التوجيهي هو يوم واحد فقط في الأغلب ولا يتكرر مرة أخرى ولا يعتبر طويل الأمد، بعكس عملية التهيئة، التي تكون إطارها الزمني طويل نسبيًا وبها سلسلة من الأحداث المعرفية والدورات التعليمية الطويلة ذات ترتيب محدد، وقد تمتد التهيئة لعدة شهور، وفي الكثير من الأحيان تكون عملية التهيئة مخصصة لوظيفة محددة أو قسم بعينه، بعكس اليوم التوجيهي الذي يكون عاماً وإجراءته مشتركة بين كافة الأقسام والوظائف تقريبًا، بالطبع يمكن اعتبار اليوم التوجيهي كجزء أولي بسيط من عملية التهيئة، ولكن عملية التهيئة هي أكبر وأكثر اتساعاً من مجرد يوم توجيهي أو إرشادات اتجاه بعض الاجراءات واللوائح البسيطة.

لماذا تعتبر عملية التهيئة عن بعد أمراً ليس سهلاً ؟

تعتبر عملية التهيئة من ضمن أكثر العوامل تأثيراً في تجربة الموظف، وطبقاً لدراسة تم نشرها من قبل BCG ؛ تحقق الشركات التي تقوم بعمليات تهيئة فعالة أرباحاً بمقدار الضعف تقريبًا مقارنةً بالشركات التي تقوم بعمليات تهيئة غير ناجحة. لكن إعداد وتنظيم عملية تهيئة ناجحة ليس بالأمر اليسير، خاصةً إن كانت عملية التهيئة سوف يتم إجراؤها عن بعد، فبدون وجود تواصل تقليدي وجهًا لوجه، تبرز فيه علامات الترحاب والحفاوة ولغة الجسد؛ ستزداد صعوبة الوصول إلى انطباع جيد لدى الموظف في عملية التهيئة، لذلك ربما تحتاج إلى مجهود مضاعف في أدوات التواصل المختلفة وآليات الاجتماعات، كما ستحتاج إلى قدرات تنظيمية كبيرة،وكذلك مهارات تواصل استثنائية.. لذا فإن التحول الذي طرأ في نمط عمليات التهيئة، قد يحتاج منك المزيد من الجهد وإعادة ترتيب لبعض الأوراق. لذا دعنا نقدم لك بعض النصائح التي قد تفيدك في إعداد وإطلاق عمليات تهيئة عن بعد ناجحة وفعالة..

نصائح لإخراج عملية تهيئة فعالة

قم بتخصيص مساحة افتراضية للتواصل وإنشاء روح مرحة خارج إطار العمل

يجب أن يشعر الموظف دائمًا وبمجرد أن تطأ قدمه الشركة، أن هناك مساحة لمشاركة أي أمور اجتماعية ومناقشة وطرح الأفكار المختلفة خارج إطار العمل، مثل هذه الموضوعات ستقوم بتعزيز التواصل بين أعضاء الفريق ويمكن أن تزيل الحواجز بين الموظف الجديد والموظفين القدامى وتسرع إنكسار وذوبان الجليد بشكل أكبر، خاصةً في بيئة العمل عن بعد التي يقضون فيها الموظفون أوقات راحتهم في منتصف يوم العمل بشكل ذاتي ومستقل، بعكس ما كانت تضمن لهم بيئة العمل التقليدية التي كانت تمنح يوميًا مدة زمنية كافية للموظفين للحديث خارج إطار العمل وجهاً لوجه في أوقات الراحة وتوليد روح أفضل بينهم.

قم بإعداد اجتماعات فردية مع الموظف الجديد بصفة دورية

حتى تكون عملية التهيئة للموظف الجديد ناجحة، يتوجب عليك باستمرار تزامناً مع تلقيه المواد المعرفية والمحتوى التعليمي أن تقوم بالاجتماع معه ومعرفة انطباعه بشكل دوري في اجتماعات فردية مغلقة، لربما يواجه بعض الصعوبات في جزئيات محددة، ومن الممكن أن لا يستطيع أن يتحدث عنها في القنوات العامة أو في الاجتماعات المشتركة الجماعية، حاول أن تقوم بجدولة اجتماع فردي اسبوعي في موعد ثابت ومحدد مع الموظف الجديد في أشهره الأولى حتى تضمن تماماً أنه اندمج في الشركة وتم الإجابة على كل ما يدور في ذهنه.

قم بإقحام “التلعبة” في عمليات التهيئة والتدريب

من منّا لا يُحب أن يشعر بالإنجاز دومًا؟ اعتمادك على نظام إدارة تعلم رقمي يوفر لك استراتيجيات ومنظومة تلعبة من مكافآت افتراضية مختلفة مثل الأوسمة والشهادات والنقاط، يمكن أن يجعل موظفك دائمًا مُحفزاً ولديه القابلية للاستمرار لجني المزيد من “الجوائز” الافتراضية إن جاز التعبير، ومن الممكن أن تقوم أنت بترجمة تلك الجوائز بشكل فعلي وواقعي من خلال استراداد أو وعد بهدية أو جائزة محددة بناءً على قيمة مقابلة من تلك الجوائز والمكافآت الافتراضية.
كيف يمكن لنظرية ماسلو أن تغير طريقة تهيئة الموظفين؟

راقب التقارير ومؤشرات الأداء

لا تنتهي عملية التهيئة والتدريب بمجرد تقديم وتوصيل المحتوى التعليمي، بل يجب دائمًا على مسئولي التدريب والتهيئة أن يتابعوا بشكل مستمر تقارير المتدربين وتقارير الرحلات التعليمية ونسب الإكمال ومعدلات الإستفادة وكافة مؤشرات الأداء الأخرى، وإلا.. كيف يمكنهم قياس مدى نجاح عملية التهيئة؟ ومدى ملائمة المحتوى التعليمي المقدم؟ وكيف يمكنهم تطوير المادة التعليمية والمنهجية المتبعة في التهيئة بدون هذه المؤشرات التي تستطيع بدورها أن ترشدهم لاتخاذ القرار المناسب؟ لا يمكنك أبدًا التنازل عن التقارير ومؤشرات الأداء، وستواجه صعوبة بالغة في استخراج تلك التقارير إذا قمت باختيار منصة إدارة تعلم رقمي خاطئة منذ البداية.
تحديثات منظومة التقارير في إلهام

قم بتبني مبدأ التعلم التكيفي داخل محتواك التعليمي

كم مرة شعرت أثناء تصفحك لمحتوى رقمي معين - سواء كان تعليمي أو غير تعليمي - أنه غير موجه إليك؟ وأن عرضه عليك بمثابة إهداراً لوقتك.. لأنك ببساطة غير مهتم به وغير مخصص لك؛ نريد أن نتجنب تسلل هذا الشعور إلى الموظف الجديد، يجب أن تكون كافة الرحلات التعليمية مُراعية لمبدأ التعلم التكيفي، التعلم الذي يشعر من خلاله المتدرب أن تلك المادة التعليمية مُصممة خصيصًا له وأن كل محتوياتها موجهة إليه بشكلٍ خاص.. لذا تعتبر هذه النقطة أيضًا من النقاط التي يجب أن يتم أخذها في الاعتبار أثناء اختيارك لمنصة إدارة تعلم رقمي LMS لإنشاء أكاديمية مؤسستك أو شركتك ونشر محتواك التعليمي من خلالها.

عزز شعور الانتماء عند الموظف الجديد

من بداية رحلة الموظف الجديد داخل الشركة، يجب أن ينضم إلى مجموعة أو فرقة محددة، وأن ينتمي إلى هذه المجموعة بشكلٍ واضح، هذه المنهجية يمكن أن تعزز لدى الموظف الجديد شعور “الانتماء لمجموعة” الذي يكون نتيجة الاحتياجات الاجتماعية الفطرية عند الإنسان، وإشباع هذه الحاجة الاجتماعية قد يساهم ويساعد بشكل واضح في جعل الموظف الجديد أكثر اتزانًا وثقةً بالنفس.
كما يمكن إسناد رحلات تعليمية معينة وبمواعيد استحقاق محددة لكل مجموعة على حدى، وذلك تحقيقًا للمبدأ السابق المتعلق بالتعلم التكيفي.

اعرف أكثر عن مواعيد الاستحقاق ومنظومة المجموعات داخل إلهام